Funciones de gestion de compras

Descripción del puesto de director de compras

Toda organización pretende crear estabilidad financiera optimizando sus operaciones con recursos. Para conseguir estos recursos, las organizaciones necesitan un plan específico para satisfacer sus necesidades estratégicas y operativas. Un departamento de compras o de aprovisionamiento en una empresa es una unidad organizativa que cumple con estas responsabilidades. Así que vamos a explorar el proceso de compras y cómo funciona un departamento de compras.

¿Qué es la compra? La compra es el proceso de adquisición de bienes y servicios para hacer más eficiente la gestión de la cadena de suministro. Los bienes, materiales y equipos que se adquieren en este proceso desempeñan un papel fundamental en la mejora de la calidad de los productos/servicios producidos por la organización. En última instancia, el proceso de compras influye en la calidad del producto y ayuda a optimizar los costes en la cadena de valor. ¿Qué es un departamento de compras? El departamento de compras de una empresa se encarga de adquirir los bienes, las materias primas y los servicios necesarios para el funcionamiento eficaz de la organización. Ahora bien, cada organización tiene sus necesidades específicas en lo que respecta al abastecimiento y la adquisición de equipos, materias primas y servicios. Estas necesidades definen el proceso de compra y el funcionamiento de su departamento de compras. Sobre la base de estas necesidades, una organización establece las responsabilidades del departamento de compras y racionaliza sus planes de adquisición para protegerse de los obstáculos de la demanda y el suministro. Entendamos el papel de un departamento de compras en este proceso.

¿Qué es un director de compras?

Cualquier transacción comercial, por sencilla que sea, implica siempre a un comprador y a un vendedor. Así, las compras son una de las funciones básicas de cualquier empresa. El comprador necesita determinados bienes y materiales para satisfacer sus necesidades. Busca un vendedor que pueda y esté dispuesto a suministrarle lo que necesita. Juntos negocian un precio mutuamente satisfactorio y el trato se completa.

Las compras individuales pueden ser desde simples hasta muy complejas. Las compras más complejas requieren expertos en compras. Sin embargo, es en las compras relativamente sencillas donde se justifica la existencia de un departamento especializado.

Las compras son una actividad de gestión que va más allá del simple acto de comprar, e incluyen las actividades de planificación y política que abarcan una amplia gama de actividades relacionadas y complementarias. Se incluyen en dichas actividades la investigación y el desarrollo necesarios para la correcta selección de materiales y fuentes; el seguimiento para garantizar una entrega adecuada; la inspección de los envíos entrantes para garantizar el cumplimiento de los pedidos tanto en cantidad como en calidad; el desarrollo de procedimientos, métodos y formularios adecuados para que el departamento de compras pueda llevar a cabo las políticas establecidas; la coordinación de las actividades del departamento de compras con otras divisiones externas de la empresa, como tráfico, recepción, almacenamiento y contabilidad, para facilitar un funcionamiento fluido; y el desarrollo de una técnica de comunicación eficaz con la alta dirección de la empresa, de modo que se presente una imagen real del rendimiento de la función de compras.

Función del departamento de compras

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Definición de las compras

Hablemos brevemente de las funciones y cualidades de un director de compras. En primer lugar, les daré una definición fácil de recordar de quién es un director de compras, las cualidades que debe o debería poseer y las funciones de un director de compras o de un departamento de compras.

Un director de compras es un controlador del departamento de compras. Es el responsable de la adquisición de bienes, servicios y equipos para satisfacer las necesidades operativas de la organización. También tiene la responsabilidad de garantizar que los bienes o materiales que se adquieren son de la calidad adecuada, en la cantidad adecuada, al precio adecuado, disponibles en el momento adecuado y del proveedor adecuado.