Que es un gestor documental
Trabajo de gestor documental
Un sistema de gestión documental (SGD) suele ser un sistema informatizado utilizado para almacenar, compartir, seguir y gestionar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen un seguimiento del historial en el que se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término se solapa en cierta medida con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y está relacionado con la gestión de activos digitales, las imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.
A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, incluidos los documentos impresos y publicados y las fotografías, impresiones, etc.
Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores y, a menudo, almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión electrónica de documentos (GED) gestionaban tipos de archivo propietarios o un número limitado de formatos de archivo. Más tarde, muchos de estos sistemas pasaron a denominarse sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.
¿Qué hace el gestor de documentación?
Establece y aplica políticas y procedimientos relativos al almacenamiento, intercambio, transmisión y destrucción de documentos. Evalúa los sistemas y procedimientos de gestión de documentos existentes para determinar su eficacia y eficiencia actuales; identifica y recomienda mejoras.
¿Cuál es un ejemplo de gestión de documentos?
Los lectores de PDF son el mejor ejemplo de un sistema de gestión de documentos a través del cual se puede acceder al archivo PDF sin conexión y almacenarlo para verlo e incluso imprimirlo y publicarlo en cualquier momento y en cualquier lugar.
Gestor de documentación
El gestor documental es responsable del control, la seguridad, la accesibilidad y la puntualidad de los documentos de la organización que pueden ser utilizados por más de un empleado, como políticas, procedimientos, directrices, formularios, plantillas y material de formación.
Se requiere una licenciatura en biblioteconomía; se prefiere una titulación superior (por ejemplo, MLS, MA). Se prefiere la experiencia en gestión de documentos y sistemas de gestión de documentos o software de sistemas de gestión de contenidos. Debe tener experiencia en la dirección de reuniones y presentaciones.
La capacidad de comunicarse bien con los usuarios de documentos -oralmente y por escrito- es crucial. El uso habitual del teléfono, el correo electrónico y otros medios de comunicación forma parte del trabajo. Es habitual estar sentado durante periodos prolongados. La audición y la visión dentro de los rangos normales son esenciales para mantener conversaciones normales, recibir información ordinaria y preparar o inspeccionar documentos.
El trabajo implica principalmente estar sentado en un puesto de trabajo durante periodos prolongados, aunque ocasionalmente deberá desplazarse por la oficina para acceder a archivos o equipos de oficina, manejar un ordenador y otros dispositivos de productividad de oficina (calculadora, dispositivos portátiles, fotocopiadora, impresora o fax), celebrar reuniones.
Aplicación de gestión de documentos
La gestión de documentos, a menudo denominada Sistemas de Gestión Documental (SGD), es el uso de un sistema informático y software para almacenar, gestionar y realizar el seguimiento de documentos electrónicos e imágenes electrónicas de información en papel capturada mediante el uso de un escáner de documentos.
Según la norma ISO 12651-2, un documento es "información registrada u objeto que puede tratarse como una unidad". Aunque suene un poco complicado, se trata simplemente de lo que se ha estado utilizando para crear, distribuir y utilizar durante años.
Ahora, podemos definir la gestión de documentos como el software que controla y organiza los documentos en toda una organización. Incorpora la captura de documentos y contenidos, el flujo de trabajo, los repositorios de documentos, los sistemas COLD/ERM y de salida, y los sistemas de recuperación de información. También incluye los procesos utilizados para rastrear, almacenar y controlar los documentos.
La gestión de documentos es una de las tecnologías precursoras de la gestión de contenidos, y no hace mucho estaba disponible únicamente de forma independiente, como sus hermanos de imagen, flujo de trabajo y archivo. Proporciona algunas de las funciones más básicas de la gestión de contenidos, imponiendo controles y capacidades de gestión a documentos que, de otro modo, serían "tontos". De este modo, cuando se dispone de documentos y es necesario utilizarlos, es posible hacerlo. Algunas de las funciones clave de la gestión de documentos son:
Sueldo del gestor documental
Si su organización no tiene uno, es hora de que se plantee desarrollarlo. No tener uno pone a su organización en un riesgo innecesario y disminuye la eficiencia general. Por suerte, hemos preparado todo lo que necesita para empezar a elaborar la suya.
A la hora de crear y aplicar cualquier estrategia, es importante saber quién se encarga de llevarla a cabo de principio a fin. Para asegurarse de que todos los documentos y procesos de la organización se tienen en cuenta a la hora de desarrollar la suya, le conviene crear un equipo de proyecto que se encargue de la supervisión.
Este equipo de proyecto estará formado por personas de todos los aspectos de la organización (administración, departamentos, puestos especializados, etc.). Cada miembro del equipo actuará como mediador entre el equipo y el grupo al que representa. Identificarán qué documentos de su grupo deben guardarse, cuáles pueden eliminarse, y también documentarán la forma en que su departamento procesa los documentos.
Ahora que el equipo del proyecto (al que posiblemente se sume una empresa de gestión de documentos) sabe cómo gestiona su organización los documentos, es hora de identificar con qué tipo de documentos están tratando y cómo se utilizan. El equipo del proyecto hará un inventario de los documentos que hay en las oficinas de cada departamento. No olvide revisar todos los lugares, incluidos armarios, despachos vacíos y cualquier otra zona en la que los documentos puedan haber estado mal guardados.