Presupuestos proyectos

Gestión de costes de proyectos

Todo proyecto se reduce a dinero. Si dispusiera de más presupuesto, probablemente podría contratar a más personas para realizar el proyecto con mayor rapidez y obtener mejores resultados. Por eso ningún plan de proyecto está completo hasta que se elabora un presupuesto. Pero independientemente de que el proyecto sea grande o pequeño y de cuántos recursos y actividades incluya, el proceso para calcular el resultado final es siempre el mismo.

Es importante elaborar estimaciones detalladas de todos los costes del proyecto. Una vez recopilados, se suman en un plan presupuestario. Ahora es posible hacer un seguimiento del proyecto de acuerdo con ese presupuesto mientras duran las obras.

A menudo, cuando se entra en un proyecto, ya hay una expectativa de cuánto va a costar o cuánto tiempo va a llevar. Cuando se hace una estimación al principio del proyecto sin saber mucho sobre él, se habla de una estimación aproximada de orden de magnitud (o una estimación aproximada). Esta estimación se irá afinando a medida que pase el tiempo y conozcas mejor el proyecto. He aquí algunas herramientas y técnicas para estimar costes:

Presupuesto financiero

Un proyecto sin presupuesto es como un coche sin combustible. La financiación es esencial para poner en marcha el proyecto y poner en marcha todos los recursos. Si trabajas en una empresa basada en proyectos como gestor, lo más probable es que crear un presupuesto de proyecto y ayudar a que esas ruedas giren sea tu responsabilidad total.

A primera vista, todo el tema del presupuesto puede parecer intimidante, pero al final te darás cuenta de que lo único que necesitas es planificarlo. Esta guía es para todos los que quieran descubrir qué implica hacer un presupuesto de proyecto y cómo calcularlo (con o sin herramientas profesionales). Si estás de viaje, puedes descargarte el eBook completo aquí.

Antes de pasar a los pormenores de la creación de un presupuesto de proyecto, definamos en primer lugar qué es un presupuesto de proyecto. El presupuesto de un proyecto son los costes combinados de todas las actividades, tareas e hitos que el proyecto debe cumplir. En pocas palabras: es la cantidad total de dinero que necesitarás para terminar el proyecto y que debe ser aprobada por todas las partes interesadas.Empieza a crear un presupuesto de proyecto durante la fase de lanzamiento del proyecto y sigue controlándolo hasta que el proyecto llegue a la línea de meta. Un presupuesto de proyecto meticulosamente planificado es el santo grial de la nueva economía de servicios, en la que escalar sin problemas y de forma sostenible es fundamental para la supervivencia de la empresa.

Definición del presupuesto del proyecto

El presupuesto de un proyecto es el límite financiero y de personal necesario para la ejecución del proyecto. Su creación ayuda a definir el máximo de dinero, costes de trabajo y recursos necesarios para el proyecto en cuestión. El presupuesto del proyecto se aprueba en una orden de proyecto. Por lo tanto, las operaciones para la elaboración del presupuesto no se completan. Durante el proyecto pueden producirse cambios que no se correspondan con el presupuesto previsto. El presupuesto del proyecto ayuda a implementar el análisis del valor ganado (en parte también método del valor ganado en la gestión de proyectos - es una herramienta del control del proyecto) durante el proceso del proyecto. De este modo, el progreso del proyecto y los costes relacionados están bajo control. El presupuesto del proyecto se divide en subobjetivos, lo que facilita la toma de decisiones. Los presupuestos del proyecto pueden ser diferentes: presupuesto de recursos (para la asignación de los recursos internos); presupuesto financiero (para el pago en especie y los servicios externos).

Proceso presupuestario

El presupuesto de un proyecto es una instantánea versionada de la estimación financiera del tiempo, los gastos y los materiales necesarios para el proyecto. Los gestores de proyectos pueden crear estas instantáneas en distintos periodos del ciclo de vida del proyecto en función de las revisiones y reestimaciones del alcance y el trabajo del proyecto.

La última instantánea representa el alcance más conocido del proyecto en un momento dado. Todo el seguimiento de los gastos y el consumo se realizará en función de la última instantánea. Project Operations añade esta capacidad clave para ayudar al gestor del proyecto a obtener una visión clara de cómo se están cumpliendo sus objetivos de gasto y progreso. Esto permite añadir previsiones basadas en las tendencias de gasto actuales. La comparación del gasto real con el gasto presupuestado y el gasto previsto ayudará a los gestores de proyectos a realizar un análisis del valor ganado de su proyecto para comprender el calendario y el progreso financiero.

En la versión 2 de 2022, añadiremos esta capacidad al tipo de implementación Lite de Dynamics 365 Project Operations. Esto nos proporcionará la infraestructura necesaria para dar soporte a esta capacidad en la siguiente oleada de versiones para los clientes de Dynamics 365 Project Operations para el despliegue de recursos/no almacenados.