Contabilizar una factura

Descripción del trabajo de procesamiento de facturas

La mayoría de las organizaciones tienen instrucciones claras sobre la forma en que deben procesar las facturas entrantes. Es habitual tener un enfoque para las facturas basadas en pedidos y otro para las que no lo son. Algunas empresas también tienen requisitos únicos basados en el tipo o el importe de la transacción.

Una vez que llega una factura, el empleado de cuentas por pagar debe asegurarse de que el documento es realmente una factura. A continuación, el empleado clasifica y ordena la factura en varias categorías (por ejemplo, por proveedor, por tipo de transacción o por departamento). La definición de las categorías de facturas suele ser exclusiva de una organización concreta.

Una vez clasificada la factura, se envía al procesador de AP responsable de la factura en cuestión. Normalmente se trata de la persona que ha realizado el pedido. Si se ha creado una orden de compra durante la adquisición, la factura debe cotejarse con la orden de compra para confirmar que el importe que se está pagando es el que figura correctamente en la factura. (Esto ayuda a proteger contra el fraude y las transacciones no autorizadas).

Procedimiento de tramitación de facturas pdf

Una vez que se han realizado los ajustes finales de una factura y ésta se ha impreso definitivamente, se puede contabilizar. Al contabilizar una factura, el período contable se fija en la fecha de la factura, a menos que esa fecha sea anterior a la fecha de reconciliación del cierre o posterior al final del período contable actual. En ese caso, se le pedirá que introduzca una fecha para la factura.

Nota: Si la opción Establecer el periodo contable como actual al contabilizar o editar transacciones de periodos anteriores está seleccionada en Ajustes y valores predeterminados de la empresa > Práctica > Otros ajustes de la práctica, la fecha actual del sistema se asigna como periodo contable para todas las facturas con fecha anterior a la fecha de reconciliación del bloqueo.

Puede contabilizar una factura cuando tome decisiones de facturación o cuando esté editando o previsualizando la factura. Para ello, haga clic en Contabilizar en la esquina superior derecha de la ventana. Siga este procedimiento para contabilizar una factura desde la lista de Facturas, Clientes o Proyectos.

Proceso de contabilización de facturas

Cuando se añaden las facturas, no se contabilizan. Las facturas no contabilizadas pueden modificarse fácilmente, lo que permite editar los importes de los costes antes de que se actualicen los saldos de las cuentas. La contabilización es un proceso metódico que actualiza los proveedores, los trabajos y las tareas, y el Libro Mayor. El proceso es el mismo tanto si se contabiliza una factura como si se contabilizan muchas.

Las facturas no contabilizadas no aparecen en los informes de trabajo, cuentas por pagar o financieros. Esto ofrece a los usuarios la oportunidad de comprobar el trabajo antes de contabilizarlo. (Una vez contabilizada una factura, los importes de los costes, la cuenta del proveedor y las cuentas de crédito y débito no pueden modificarse).

Las facturas deben ser contabilizadas. Pueden contabilizarse individualmente, según sea necesario, o bien, las facturas pueden contabilizarse en lotes. Las facturas deben ser verificadas antes de ser contabilizadas. La verificación le permite comprobar si hay errores en las facturas y, a continuación, realizar cambios. La comprobación le permite evitar que se realicen correcciones de las facturas contabilizadas, que llevan mucho tiempo.

Las facturas deben ser contabilizadas regularmente, incluso diariamente. La contabilización diaria garantiza que sus informes de trabajo, cuentas por pagar y proveedores sean puntuales y precisos. Puede contabilizar facturas mientras otros usuarios están utilizando Clientes y Beneficios X; sin embargo, los demás usuarios pueden notar un rendimiento más lento y posiblemente bloqueos temporales. Si va a contabilizar muchas facturas por lotes, es mejor esperar a que el sistema esté relativamente inactivo, ya que así la contabilización es más rápida.

Sueldo de tramitación de facturas

La fecha del artículo se refiere a la fecha que aparecerá en la factura y en un extracto. Por ejemplo, si se va a enviar una factura a un cliente para el 10 de junio, debe introducirse la fecha de artículo del 10 de junio.

Tipo de IVA - introduzca el identificador del tipo de IVA. Por ejemplo, 1 para el tipo de IVA 1, que es del 17,5%. El tipo de IVA se utiliza para calcular el importe del IVA de forma automática y puede utilizarse para la elaboración de informes en el Libro de Honorarios.

Cuando se crea un tipo de IVA, se proporciona una opción para hacer que el tipo de IVA sea el tipo de IVA por defecto. Una vez activada esta opción, es posible desplazarse por este campo y se seleccionará automáticamente el tipo de IVA requerido.

En determinadas circunstancias, puede ser necesario contabilizar las facturas con varios tipos de IVA. Por ejemplo, una factura de 1000 libras puede necesitar 800 libras al 17,5% y 200 libras al 10%. Para utilizar esta opción, deje el campo del IVA vacío y la pantalla de desglose del IVA de las facturas aparecerá cuando se pulse el botón de envío. Haga clic aquí para obtener más información.

Este método de facturación puede utilizarse si no es necesario eliminar el WIP con una factura, pero se desea ver la factura en el Libro de Tiempos. Por ejemplo, si se requiere ver la factura en los informes del Libro de Tiempos (Resumen de Prácticas del Libro de Tiempos, Análisis de Facturación y las Instrucciones Generales).