Como hacer un presupuesto para un proyecto

Gestión presupuestaria

Con un presupuesto exhaustivo, el gestor del proyecto puede tomar mejores decisiones sobre las limitaciones (tiempo, coste y alcance) para completar con éxito el proyecto, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades de las partes interesadas y comprendiendo las implicaciones en el calendario del PM y en la asignación de recursos. Por ejemplo, el presupuesto del proyecto ayuda a determinar qué elementos del alcance deben incluirse en el plan PM y qué elementos deben eliminarse de este documento. Por otra parte, si una de las limitaciones clave es completar un proyecto antes de una fecha determinada, el presupuesto del proyecto le ayudará a determinar el grado de colapso del calendario permitido para que pueda entregar el proyecto a tiempo.

El presupuesto de un proyecto es la cantidad total de recursos monetarios que se asignan a determinadas metas y objetivos del proyecto durante un periodo de tiempo específico. El propósito de la gestión del presupuesto del proyecto es estimar y controlar los costes del proyecto dentro del presupuesto aprobado y alcanzar los objetivos establecidos del proyecto.

La gestión del presupuesto del proyecto es un proceso de identificación formal, aprobación y pago de los costes o gastos incurridos en el proyecto. La gestión del presupuesto del proyecto implica el uso de formularios de órdenes de compra para declarar cada conjunto de gastos del proyecto, como formación, servicios de consultoría, coste de equipos y materiales, etc. En este proceso, el gestor del proyecto suele desempeñar el papel de "Aprobador" (persona que aprueba un presupuesto para un proyecto) y la unidad financiera (por ejemplo, el Departamento Financiero) actúa como "Registrador" (unidad organizativa que realiza el seguimiento y la auditoría de las actividades presupuestarias e informa al gestor del proyecto). La gestión del presupuesto del proyecto implica a la organización ejecutante en la definición de las funciones y responsabilidades de todas las partes implicadas en la gestión de las actividades presupuestarias, emprendiendo el proceso de determinación del presupuesto.

Presupuesto asana

Todo proyecto se reduce a dinero. Si dispusieras de un presupuesto mayor, probablemente podrías contratar a más personas para realizar el proyecto con mayor rapidez y obtener mejores resultados. Por eso ningún plan de proyecto está completo hasta que se elabora un presupuesto. Pero independientemente de que el proyecto sea grande o pequeño y de cuántos recursos y actividades incluya, el proceso para calcular el resultado final es siempre el mismo.

Es importante elaborar estimaciones detalladas de todos los costes del proyecto. Una vez recopilados, se suman en un plan presupuestario. Ahora es posible hacer un seguimiento del proyecto de acuerdo con ese presupuesto mientras duran las obras.

A menudo, cuando se entra en un proyecto, ya hay una expectativa de cuánto va a costar o cuánto tiempo va a llevar. Cuando se hace una estimación al principio del proyecto sin saber mucho sobre él, se habla de una estimación aproximada de orden de magnitud (o una estimación aproximada). Esta estimación se irá afinando a medida que pase el tiempo y conozcas mejor el proyecto. He aquí algunas herramientas y técnicas para estimar costes:

Presupuesto personal

Admitámoslo, hacer un presupuesto doméstico puede ser bastante aburrido. Aunque hay cosas más emocionantes que hacer en la vida, un presupuesto sigue siendo la mejor manera de saber cómo ahorrar dinero. Pruébalo. Es rápido y fácil. E incluso te ayudará a detectar las áreas en las que puedes ahorrar algo de dinero.

El primer paso es calcular cuánto dinero ingresa cada mes. Puede tratarse de ingresos por inversiones, ayudas públicas, préstamos estudiantiles, ingresos por trabajo, prestaciones por incapacidad, pensiones de jubilación o dinero procedente de otras fuentes.

Asegúrate de separar los gastos fijos a los que debes hacer frente (hipoteca, alquiler, pagos del coche, seguros) de los gastos variables (comida, ropa, ocio, donaciones benéficas). Una vez que vea sus patrones de gasto, podrá hacer ajustes en determinados gastos.

Establezca una lista de los objetivos que desea alcanzar. Pueden ser objetivos a largo plazo, como comprar una propiedad o financiar su jubilación. O pueden ser objetivos a corto plazo, como mejoras en el hogar o el mantenimiento del coche.

Cómo hacer un presupuesto

Los costes directos van a constituir la mayor parte del presupuesto de tu proyecto. Son las cosas que hay que comprar o pagar para que el proyecto avance. ¿Estás desarrollando un nuevo software? Necesitarás hardware para ejecutarlo y licencias de software. ¿Diseñar un nuevo producto? Tendrá que comprar equipos de fabricación y materias primas.

Por ejemplo, los salarios, los seguros sociales y las cotizaciones fiscales de las personas que trabajan en el proyecto. Se trata simplemente del coste de disponer de recursos y, si se trata de personal contratado, no es necesario contabilizarlos (algunas empresas cobran los costes internos de personal a tanto alzado por tipo de empleado; infórmese si no está seguro).

A veces, y aquí es donde merece la pena comprobar las normas de su propia empresa, los gastos operativos incurridos en un proyecto pueden capitalizarse porque están relacionados con la puesta en servicio de un activo. La cosa se complica rápidamente: compruébalo si no estás seguro o te quedarás sin liquidez si no tienes en cuenta estos aspectos.