Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar

Proceso de pedido

Los pedidos desempeñan un papel importante en el control de las compras de las empresas. Un proceso profesional de pedidos establece relaciones sólidas con los proveedores y proporciona una pista de auditoría de todas las transacciones. Suele estar asistido por algún nivel de automatización que ayuda a acelerar el proceso, mejora la comunicación y minimiza el riesgo financiero.

El proceso de pedido forma parte de un proceso de adquisición más amplio que incluye la confirmación y especificación de la necesidad real de bienes o servicios antes de embarcarse en la compra. También incluye la tramitación de los pagos y la auditoría de los resultados.

Una vez aprobado el RP, puede crearse el pedido una vez acordados los precios, la entrega, los plazos y las condiciones. Para las grandes compras, las organizaciones suelen emitir una solicitud de propuesta (RFP) a sus proveedores preferidos. Antes de que pueda emitirse el pedido, se requiere algún nivel de autoridad financiera para aprobar la compra. A continuación, el pedido suele emitirse electrónicamente al proveedor elegido.

Una vez entregado el producto o prestado el servicio, la organización revisará la compra para comprobar si cumple las normas aceptables. Las mercancías se registran en una nota de recepción de mercancías. Los servicios suelen firmarse de forma similar cuando se han prestado satisfactoriamente.

Adquisición-recepción

Encuestamos a más de 200 profesionales de cuentas a pagar y descubrimos que dedican el 20% de su tiempo a gestionar aprobaciones. Dedicar uno de cada cinco días de la semana a pedir el visto bueno de los compañeros no sólo es un uso ineficiente de los recursos, sino que puede ser frustrante y causar problemas entre departamentos.

¿Por qué ocurre esto? Los canales de aprobación de AP están mal definidos o carecen de la tecnología necesaria para gestionarlos eficazmente. Esto hace que las organizaciones sean más vulnerables al fraude y al abuso. Por ejemplo, una empleada de Oregón malversó 4,5 millones de dólares de una empresa a lo largo de 15 años aprobando pagos fraudulentos de facturas en su cuenta personal. Prácticas como que la misma persona apruebe facturas y pagos pueden facilitar que cualquier empresa sea víctima del fraude. Dado que los aprobadores desempeñan un papel fundamental en el control del flujo financiero, es importante prestar atención a su eficacia. He aquí algunas recomendaciones que le ayudarán a construir un canal de aprobación de AP sólido y seguro.

Los canales de aprobación son reglas que designan facturas, órdenes de compra, gastos y pagos a los gestores o jefes de equipo para su aprobación. Una vez que una factura se ha codificado y se ha relacionado con un pedido, se envía al aprobador designado para el siguiente paso, que suele ser el pago.

Procure to pay deutsch

El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.

Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.

Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.

El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.

Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.

Proceso de pedido a factura

Estado parcialmente incumplido. El proveedor no se comprometió con todos los programas del pedido y, para uno o más de los programas comprometidos, la fecha o cantidad comprometida fue diferente de la fecha o cantidad solicitada.

Su compromiso a largo plazo con el proveedor para una pieza con respecto a la cual se generan liberaciones a corto plazo para satisfacer las necesidades. A menudo, los pedidos globales cubren una sola pieza con fechas de entrega predeterminadas. Un pedido global es sinónimo de un pedido permanente.

Para un Pedido que es un Pedido de Traslado de Stock (STO), el Proveedor debe comprometerse a las fechas y cantidades para la entrega de los artículos que usted solicitó. Este proceso genera una "Promesa", que usted puede revisar y utilizar para evaluar el desempeño del Proveedor acerca de si éste cumple con sus compromisos. Usted decide si el Proveedor debe comprometerse con un Pedido.

- Parcialmente incumplido. El Proveedor no se comprometió con todos los cronogramas de la Orden y, para uno o más de los cronogramas comprometidos, la fecha o cantidad comprometida fue diferente de la fecha o cantidad solicitada.