Diferencia entre presupuesto y factura proforma

Factura de oferta

A veces la gente confunde un presupuesto con una factura, pero la verdad es que son dos cosas muy diferentes cuando hablamos de dinero y negocios. Así que echemos un vistazo a cada una para conocerlas un poco mejor y aprender cómo se utilizan correctamente. Si aún no lo has hecho, deberías leer nuestra definición de factura antes de leer este artículo.

Un presupuesto es una estimación formal que muestra los productos o servicios necesarios y el importe en dólares de dichos productos o servicios. El presupuesto puede ser verbal o escrito, y puede coincidir o no con el producto final en cuanto a productos, servicios e importe en dólares. Un presupuesto le permite saber cuánto deberá por el trabajo o servicio proyectado, y le asegura que sólo deberá esa cantidad, y no un número completamente aleatorio.

Un presupuesto suele tener una validez de 30 días a partir del momento en que se emite, y puede reajustarse en función de las necesidades del cliente. Por ejemplo, usted puede pedir presupuestos a varias agencias de publicidad para rediseñar su sitio web. Luego se da cuenta de que necesita un nuevo diseño y una revisión completa del contenido, así que pide nuevos presupuestos a las agencias en función de la nueva cantidad de trabajo que necesita.

Factura proforma frente a presupuesto

Muchas operaciones de exportación, sobre todo las iniciales, comienzan con la recepción de una consulta del extranjero, seguida de una solicitud de presupuesto. Una factura pro forma es un presupuesto preparado en el formato de una factura; es el método preferido en el negocio de la exportación. El presupuesto describe el producto, establece su precio, fija la fecha de envío y especifica las condiciones de venta y de pago. Dado que el comprador extranjero puede no estar familiarizado con el producto, la descripción del producto en una cotización en el extranjero normalmente debe incluir más detalles de los que se requieren en una cotización nacional. La descripción debe incluir:

Las facturas pro forma no se utilizan a efectos de pago. Además de los 15 elementos que acabamos de enumerar, una factura pro forma debe incluir dos declaraciones: una que certifique que la factura pro forma es verdadera y correcta, y otra que indique el país de origen de las mercancías. La factura también debe llevar claramente la mención "factura pro forma". Las facturas pro forma son modelos que el comprador utiliza cuando solicita una licencia de importación, abre una carta de crédito o gestiona fondos. De hecho, es una buena práctica incluir una factura pro forma con cualquier presupuesto internacional, independientemente de si se ha solicitado este documento. Cuando se preparen las facturas comerciales finales antes del envío, es aconsejable comprobar con la oficina local del Servicio Comercial de EE.UU. cualquier disposición especial de facturación que pueda exigir el país importador. Si su empresa ha acordado o garantizado un precio específico, deberá especificarse el período exacto durante el cual la oferta sigue siendo válida.

Factura proforma de anticipo

La factura proforma y el presupuesto son documentos que se crean antes de emitir la factura de venta. Sin embargo, estos dos documentos comerciales son diferentes entre sí. En primer lugar, examinaremos el concepto de factura proforma y presupuesto y, a continuación, explicaremos las diferencias.

El presupuesto es uno de los primeros documentos utilizados en una transacción. Este documento informal incluye estimaciones aproximadas del precio de productos y servicios. En otras palabras, no nos enfrentamos al precio final en el texto de un presupuesto, sino que anunciamos este precio en respuesta a la consulta inicial del cliente.

Después de que el cliente solicite los productos o servicios, debe enviarle este documento comercial. Este documento se presenta al cliente cuando busca comprar productos y servicios al mejor precio de diferentes vendedores.

Como decíamos, tras aceptar el precio deseado en el presupuesto, el vendedor o proveedor puede preparar una factura proforma. Además, es habitual utilizar este documento en el comercio internacional. Este documento puede ser utilizado por el comprador para solicitar una licencia de importación, abrir una carta de crédito, etc.

Diferencia entre presupuesto y factura

Presupuesto: Un presupuesto es un documento o declaración informal con una estimación aproximada del precio de un servicio o producto. Se proporciona en respuesta a una consulta inicial del cliente sobre precios, por lo que el coste no es definitivo. Es el primer paso para obtener un precio cuando la fijación de precios es hasta cierto punto personalizada.

Un presupuesto puede ser un resumen de varios costes si se trata de un servicio con muchas subtasas, o un precio total si el producto es sencillo. Puede darse verbalmente (por teléfono o en persona), por escrito (correo electrónico, carta o nota manuscrita) o más formalmente como documento. Puede que el cliente no esté de acuerdo con el precio, sino que solo quiera saber a qué atenerse.

Estos son ejemplos de casos en los que un cliente recibe un presupuesto y una factura proforma. En realidad, algunas empresas sólo facilitan uno de ellos antes de que el cliente se comprometa a realizar la transacción. Siempre debe entregarse un recibo una vez efectuado el pago.

Puedes conseguir programas de facturación y presupuestos que convierten un presupuesto en una factura vinculante. Algunos tienen pagos integrados a través de una factura enviada por correo electrónico, pero los presupuestos y las facturas proforma no contienen enlaces de pago porque aún no han sido firmados por el cliente.