Cómo redactar un plan de contingencia
Un plan de contingencia, también conocido coloquialmente como Plan B, es un plan concebido para un resultado distinto al del plan habitual (esperado)[1]. Suele utilizarse en la gestión de riesgos para un riesgo excepcional que, aunque improbable, tendría consecuencias catastróficas.
Los planes de contingencia suelen ser elaborados por empresas o gobiernos. La aplicación de un plan de contingencia consta de cinco pasos: organizar un equipo de planificación, evaluar el alcance del problema, desarrollar un plan, poner a prueba el plan y mantener el plan actualizado[2]. Por ejemplo, si muchos empleados de una empresa viajan juntos en un avión que se estrella, matando a todos los que iban a bordo, la empresa podría verse gravemente afectada o arruinada por tal pérdida. Por ello, muchas empresas cuentan con procedimientos a seguir en caso de catástrofe de este tipo. El plan también puede incluir políticas permanentes para mitigar el impacto potencial de una catástrofe, como exigir a los empleados que viajen por separado o limitar el número de empleados en un mismo avión.
En tiempos de crisis, suelen elaborarse planes de contingencia para explorar y prepararse ante cualquier eventualidad. Durante la Guerra Fría, muchos gobiernos elaboraron planes de contingencia para protegerse a sí mismos y a sus ciudadanos de un ataque nuclear. Algunos ejemplos de planes de contingencia diseñados para informar a los ciudadanos sobre cómo sobrevivir a un ataque nuclear son los folletos Survival Under Atomic Attack, Protect and Survive y Fallout Protection, publicados por los gobiernos británico y estadounidense. Hoy en día siguen existiendo planes de contingencia para hacer frente a ataques terroristas u otras catástrofes.
¿Qué es un buen plan de contingencia?
El éxito a veces refleja el número de riesgos calculados que estamos dispuestos a asumir tanto personal como profesionalmente. Por eso es tan importante la planificación de contingencias: permite una gestión activa del riesgo y una preparación proactiva en lugar de decisiones reactivas ante una emergencia, que pueden desembocar en el fracaso. A continuación se exponen los cinco pasos básicos de la planificación de contingencias en caso de epidemia, pandemia u otras situaciones de emergencia.
La mayoría de las organizaciones empiezan por reclutar un equipo de planificación de contingencias que incluya al menos un representante de cada departamento y de cada nivel de gestión, hasta los puestos más básicos. Los miembros del equipo identifican los objetivos del plan de contingencia para cada departamento y, a continuación, el equipo lleva a cabo evaluaciones de riesgo realistas que conducen a la creación del esquema para responder a cada amenaza potencial.
Dependiendo de la naturaleza de la amenaza, puede que sea necesario contratar equipos específicos para que se ocupen de cuestiones concretas durante una emergencia, como el almacenamiento externo, la tecnología de la información, las adquisiciones, los clientes, los proveedores y los suministros.
Ejemplo de plan de contingencia en la vida real
Política y procedimientos de gestión utilizados para orientar la respuesta de una empresa ante una pérdida percibida de la capacidad de una misión. El plan de contingencia es el primer plan que utilizan los gestores de riesgos de la empresa para determinar qué ha ocurrido, por qué y qué hacer. Puede remitir al plan de continuidad de las operaciones (COOP) o al plan de recuperación en caso de catástrofe (DRP) en caso de perturbaciones importantes.
Se trata de un plan que se mantiene para la respuesta en caso de catástrofe, las operaciones de respaldo y la recuperación tras la catástrofe, con el fin de garantizar la disponibilidad de los recursos críticos y facilitar la continuidad de las operaciones en una situación de emergencia.
Plan de contingencia frente a plan de mitigación
En el mundo empresarial hay muchos “y si…”, y los planes de contingencia son la mejor forma de prepararse para catástrofes y acontecimientos inesperados. Aunque no podemos predecir muchas de las circunstancias de la vida, los planes de contingencia nos ayudan a identificar los peligros potenciales, dando a las empresas la previsión necesaria para poner en marcha protocolos de emergencia.
Los directivos y ejecutivos inteligentes y previsores crean planes de contingencia porque son conscientes de que son muchos los riesgos que pueden afectar a una empresa. Sin una planificación de contingencias exhaustiva, una empresa es vulnerable al fracaso en caso de que se produzcan acontecimientos inesperados.
La planificación de contingencias se refiere al proceso de crear una estrategia proactiva en caso de circunstancias imprevistas o un acontecimiento perturbador. Un plan de contingencia esboza el curso de acción que la dirección y el personal de una empresa deben seguir en respuesta a un acontecimiento futuro.
Los planes de contingencia de las empresas desempeñan un papel fundamental en la gestión de riesgos, la recuperación en caso de catástrofe y la continuidad de la actividad. Ayudan a directivos y ejecutivos a prepararse para imprevistos, minimizando el impacto que las catástrofes pueden tener en la empresa. Los planes de contingencia para empresas permiten a las organizaciones reanudar las operaciones comerciales normales después de que se haya producido una interrupción.